La gestione del rischio a Expo 2015

La gestione del rischio a Expo 2015

ARTICOLO risk management

19/04/2016 Release by ADMIN

In Sintesi

Un esempio di risk management oculato: Expo 2015

La notizia

Expo Milano 2015, che alla vigilia si presentava come potenzialmente ad alto rischio per la grande visibilità mediatica, si è rivelato un evento di grande successo: un contributo al risultato finale è stato dato dall’attenta attività di previsione e gestione del rischio. In queste pagine la parola ai manager di Expo.L’evento di Expo Milano 2015 si è chiuso il 31 ottobre scorso ma le attività sul sito non sono ancora terminate in attesa che vengano definiti gli ambiti di riutilizzo dell’area espositiva. Entro la metà dell’anno in corso è previsto il completamento dell’attività di smantellamento dei padiglioni. Dopo oltre un anno di lavoro, è ancora operativa la struttura di Risk Management aziendale, ma oggi è possibile fare il punto su come è stata organizzata, su quali sonostati compiti e sui risultati: Jacopo Moroni, Risk Manager di Expo 2015 e Manuel Di Casoli e Roberto Zeoli Direttore e Senior Security Specialist della Direzione Field Operations, ci offrono in questo articolo una breve relazione dell’attività svolta in materia di gestione del rischio.

INQUADRAMENTO DELLA FUNZIONE DI RISK MANAGEMENT
Fin dalla creazione di Expo 2015 S.p.A., a fine 2008, la Direzione Legale ha definito la linea societaria in merito alle tematiche assicurative e di gestione del rischio, con una figura completamente dedicata all’attività che agisce alle dipendenze del Direttore Legale. La funzione di Risk Management è attiva nella sua forma attuale a partire dal settembre 2014 ed eserciterà il suo operato fino alla chiusura delle attività di Expo 2015 S.p.A., presumibilmente alla metà del 2016. Tale periodo può essere distinto in tre fasi: pre-evento, evento (semestre espositivo), post-evento. Compito della funzione di Risk Management è di:• gestire il programma assicurativo di Expo 2015 S.p.A., dalla fase di definizione delle coperture tramite attività di risk assessment, al loro collocamento tramite procedura di gara pubblica, al monitoraggio e la definizione dei sinistri, agendo da interfaccia con il broker e consulente AON e le compagnie assicurative;• garantire e monitorare il coordinamento con il Top Management e la matrice delle Direzioni e Divisioni societarie (Operations, Construction & Dismanting, Participants, Sales & Entertainment, Health & Safety, Pianificazione, Gestione e Controllo ovvero Finance, Procurement, Audit Interno) a seconda dello specifico profilo di rischio di ogni singola fase di vita dell’evento;• garantire un presidio specializzato sulle tematiche assicurative e di gestione del rischio per i partecipanti ad Expo 2015 (paesi e O.N.G.) e per i partner, gli sponsor e gli appaltatori di lavori e servizi.Il raccordo ed il coordinamento della funzione con l’area operativa della società ha assunto un’importanza fondamentale nelle fasi pre-evento ed evento: la Divisione Operations nella fase pre-evento è stata coinvolta attivamente nelle attività di pianificazione finalizzate, attraverso processi formalizzati, ad identificare, valutare e mitigare i potenziali rischi della fase di cantiere e del semestre espositivo. Durante l’Evento, Operations ha mantenuto un costante monitoraggio, curato la necessaria reportistica e svolto l’attività informativa sugli eventi dannosi e i potenziali sinistri. Queste attività sono state svolte dalla funzione di Security, che ha mantenuto il controllo di tutte le attività di cantiere, prima, e dell’Esposizione poi.

L’ATTIVITA’ DI RISK MANAGEMENT
La complessa attività di Risk Assessment si è articolata in due fasi distinte che hanno permesso di inquadrare il contesto di rischio pur in assenza di una vera e propria “esperienza”, considerata la sostanziale unicità del profilo di un evento quale un’esposizione universale. Nel 2013 è stato intrapreso un progetto di Risk Assessment Operativo – svolto grazie al sostanziale supporto di AON – per valutare lo stato di rischio operativo della società Expo 2015 nelle sue tre fasi di vita.
Questi gli obiettivi del progetto di Risk Assessment Operativo:
• valutare i rischi individuando l’impatto potenziale a livello economico e reputazionale per definire le priorità d’intervento;
• di conseguenza, individuare la più opportuna strategia integrata di mitigazione del rischio attraverso interventi sui processi, sui contratti e sulle coperture assicurative;
• condividere con il Top Management una visione d’insieme dei rischi operativi con prevalenza di quelli trasferibili al mercato assicurativo.
La mappatura dei rischi è stata effettuata sia attraverso la raccolta e lo studio di documentazione operativa che tramite interviste al Top, Middle Management e figure operative chiave per la descrizione dei processi e l’individuazione dei rischi, utilizzando una procedura basata sulle tecniche sistematiche FMEA – FMECA.Le fasi operative del processo hanno previsto tre distinte attività:
1. mappatura del rischio: il censimento dei processi e dei rischi operativi ad essi connessi, con particolare attenzione a quelli trasferibili al mercato assicurativo;
2. valutazione del rischio: esame dei rischi identificati, valutando l’esposizione di rischio residuo alla luce degli interventi di mitigazione assicurativa in essere;
3. Risk Strategy: individuazione delle azioni di strategy operativa, contrattuale e assicurativa da intraprendere.
Per ciascun rischio identificato sono state catalogate l’origine (processo/sistema/persone/evento esogeno) e le possibili conseguenze (risarcimenti, extra-costi, sanzioni, mancati ricavi), con un indice di probabilità e potenziale severità. Il deliverable del progetto è stata la formalizzazione di una serie di raccomandazioni operative, condivise con il Top Management nel maggio 2013, sulle principali aree di rischio.Questi i principali rischi su cui è stato condiviso di operare mediante protocolli di mitigazione:• incidenti in cantiere;• crollo/cedimenti/danneggiamenti delle opere per errori in fase di costruzione;• ambientale;• attacchi terroristici;• accesso al sito (merci e persone) e logistica del sito;• gestione delle emergenze;• sistema di biglietteria/ticketing;• tecnologico / cyber risk;• slittamento / interruzione o cancellazione dell’evento per evento di forza maggiore.Gli ultimi tre rischi, ritenuti prioritari, sono stati oggetto della seconda fase del Risk Assessment Operativo, avviata nel settembre 2014: l’obiettivo è stata la definizione di come meglio trasferire al mercato assicurativo il rischio Cyber e il rischio di cancellazione o interruzione dell’evento (specifica polizza Contingency). L’attività di Risk Assessment Operativo sul rischio legato a potenziali atti terroristici è stata svolta a poco tempo dagli eventi di Parigi del gennaio 2015: particolare attenzione è stata posta al rischio connesso alla sicurezza dell’evento, con una soglia massima di attenzione riferita agli accessi, alle visite di Stato, agli eventi interni, ai processi di logistica e in generale alle dinamiche di gestione del sito espositivo. In questo senso, le dinamiche operative sono state definite in piena intesa con le autorità competenti (Prefettura, Esercito, Forze di Sicurezza, Vigili del Fuoco…), sia a livello di procedure operative che per quanto concerne la stesura del Piano di Emergenza del sito.

L’ATTIVITA’ DI PREVENZIONE E MONITORAGGIO
L’estrema complessità delle dinamiche di funzionamento del sito e delle attività che esso ha ospitato, sia nella fase di cantiere che, soprattutto, nel corso del semestre espositivo hanno posto una seria sfida in termini di mappatura ed analisi. Ogni attività doveva passare il vaglio delle funzioni aziendali di Security e di Safety, sia per la necessità di garantirne l’intrinseca sicurezza che per gli obblighi imposti dalla legge e dalle autorità. Il monitoraggio, quindi, è stato assicurato mediante tali funzioni, che hanno anche garantito il coordinamento con le autorità competenti nei vari settori, realizzando una sinergia di rara efficacia. Ne è prova eclatante il numero molto contenuto di incidenti verificatisi nelle pur complesse attività costruttive e di allestimento. L’osservatorio sulla sicurezza del lavoro aveva ipotizzato un numero elevato sia di incidenti rilevanti che di possibili eventi fatali: il cantiere ha chiuso le sue attività con meno di 300 incidenti, nessuno dei quali grave. Lo stesso dicasi in termini di security, che ha sviluppato un’attività di prevenzione imponente specie a ridosso del Semestre espositivo, quando ogni possibile incidente avrebbe potuto provocare la mancata apertura al pubblico di interi padiglioni se non del sito nel suo complesso, anche in presenza di procedure di Business Continuity.La chiave del successo dell’attività di prevenzione è stata senza dubbio la stretta cooperazione tra le attività dell’azienda e le autorità competenti in ogni settore. Il coordinamento della Prefettura ha, infatti, consentito a tutti gli attori di interagire quotidianamente, sia in fase di pianificazione che in fase di cantiere e poi di evento.

Fonte: RM News #43 ANRA


Allegati:

news


28/04/2016

FINALMENTE UN PUNTO FERMO SULL’ ANATOCISMO BANCARIO!

Gli interessi sugli interessi: quali novità legislative nel 2016? Ce le racconta Guido Giovanardi

13/04/2016

La resilienza nella vita di tutti i giorni

Come trasformare lo stress in stimolo attivo